北京凌锋公益基金会财务管理制度
北京凌锋公益基金会财务管理制度
第一章 总则
第一条
为加强北京凌锋公益基金会(以下简称“基金会”)财务管理,使财务管理工作有章可循、有法可依,根据《中华人民共和国会计法》、《民间非营利组织会计制度》等国家有关法律、法规,结合基金会具体情况制定。
第二条
基金会财务管理工作应遵守国家的法律、法规,自觉接受财政、税务等有关政府部门的检查和监督。
第三条
基金会财务管理工作的基本原则是:建立健全基金会内部财务管理制度,做好财务管理基础工作,建立严密、科学的财务管理体系,以保证财务管理工作正常开展。
第四条
基金会财务管理的基本任务是:建立和完善财务预算及成本管理体系,健全预测、核算、控制、分析和考核等管理基础工作;募集和合理使用资金,提高资金使用效果;有效利用基金会的各项资产,努力提高公益项目成果;真实、完整地提供财务会计信息,按基金会信息披露的有关规定及时披露财务会计信息。
第五条
本制度适用于基金会及各部门。各部门可根据本制度,结合自身实际情况制定实施细则,并报基金会财务部备案。
第二章 财务组织体系
第六条
基金会根据《基金会管理条例》、《基金会章程》从事公益活动,并接受基金会监事的监督。
第七条
对于重大财务事项,实行理事会集体决策原则,并以决议的方式记录在案。重大财务事项包括:
1.财务全面预算方案、财务决算方案；
2.增加或者减少开办资金的方案;
3.基金会内部基本管理制度;
4.基金会的合并、分立或终止；
5.筹资方案和筹资方式;
6.重要固定资产的购建、出租、抵押、转让和报废；
7.重大费用项目开支；
8.重大交易和合同、协议的签订;
第八条
财务管理权限划分:
(一)基金会的法定代表人在财务管理方面的职责是:
1.严格遵守国家有关财经法律、法规和各项规章制度和依法履行纳税的责任；
2.组织协调各单位、各部门依据国家有关法规、组织制定内部财务管理办法,采取措施,确保贯彻实施；
3.签署财务预算、财务决算；
4.领导本基金会财会部门、财会人员根据《会计法》正确履行会计核算和会计监督职责,规范财会工作,保证会计资料合法、真实、准确、完整；
5.接受监事机构的监督检查;
6.行使基金会章程和理事会授予的其他职权。
(二)基金会秘书处在财务上行使下列职责:
1.组织制定基金会年度公益计划和财务预算,报理事会审定后组织实施,向理事会提交预算报告；
2.理事会授权限额内的资金支付;
3.组织制定基金会的财务管理制度和内部财务管理机构设置方案；
4.行使基金会章程和理事会会授予的其他职权。
(三)财务部负责人行使如下职责:
1.组织拟订基金会的各项财务制度,经审批后负责组织贯彻执行;
2.组织拟订基金会的财务预、决算；
3.协助秘书处执行、审查财务预算；
4.协助秘书处拟订重大合同事宜；
5.协助秘书处做好财务分析,合理、有效地运用资金,确保资金的正常运转；
6.审批规定限额内的财务收支;
7.审核基金会的财务报表和报告;
8.组织、协调、指导及检查下属机构的会计工作、财务管理及会计电算化工作；
9.建立并发展与财政税务部门、银行等职能部门的良好合作关系,了解最新的政策法规,争取各项政策优惠;
10、负责对财务人员进行考核、培训,并对财务人员的招聘和任免提出建议;
11、完成上级领导所交办的其他工作。
(四)出纳的主要工作职责:
1.严格遵守现金管理办法、银行结算制度的规定。有责任按照银行结算制度,认真办理银行往来结算业务,正确使用银行结算方式,及时办理银行转账业务,由于个人原因,造成银行存款透支、支票印鉴错误等行为,损失自负。
2.审核原始凭证是否填写完整、规范、内容真实、合法,对不符合规定的原始单据,出纳人员有权退回要求做相应的更正、补充。对违反国家财经制度基金会财务制度的支出,应拒绝办理,对未按照基金会审批权限批准的支出应拒绝付款。
3.妥善保管好库存现金、有价证券、空白支票及印章等;保险柜不得存放基金会以外的其他现金和物品。
4.建立支票领用登记簿,记录支票使用情况等必要的信息;随时掌握资金状况,不得开具空白支票,作废支票加盖作废章并与支票存根一起妥善保管。
5.每日核对库存现金与现金日记账余额,做到日清月结,发现长短款应及时查明原因,报会计主管人员审批,并进行相应的处理。建立现金日记账、银行存款日记账。
6.定期电话查询基金会银行存款余额。同时与支票登记簿核对,对大笔资金的收支进行备注说明。
7.协调好与银行关系,定期领取各种单据。
(五)会计的主要工作职责:
1.按照国家财务会计法规、制度的规定,正确处理本基金会会计核算和财务管理工作。
2.准确了解掌握国家有关财会、税务、金融及证券等相关法律、政策、法规,严格遵守各项法律、法规及基金会内部规章制度。
3.协调银行、税务等相关单位及政府机构的关系。
4.建立、健全基金会各项财务制度,并监督财务制度执行情况。
5.保护基金会资产的安全、完整,保证提供会计资料的真实性、合法性、准确性。
6.确保基金会的资金安全使用和正常运转。
7.严格监督和控制基金会各项收支执行情况。
8.认真做好各项财务基础工作,坚持公平、公正、合理原则,及时、准确核算基金会财务状况和经营成果。
9.定期编制财务报表,按时纳税申报。
10.编制基金会年度财务计划,考核分析财务计划执行情况并按时编制财务分析报告。积极沟通和传递经营信息,为基金会管理层制订重大事项的决策提供准确的财务信息。
第九条
财务部门的设置及职能：
1.基金会设立财务部门,财务管理实行统一领导、归口管理的原则,由秘书处领导。
2.财务会计岗位根据业务需要设置,可以一人一岗、一人多岗或一岗多人并实行定期轮岗。各岗位应按照《会计基础工作规范》要求聘用及考核。
3.会计岗位的任用采用回避制度,基金会领导层的直系亲属不得担任本基金会的会计机构负责人、会计主管人员。会计机构负责人、会计主管人员的直系亲属不得在本基金会会计机构中担任出纳工作。需要回避的直系亲属为:夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲以及配偶亲关系。
4.财务部的主要职能
组织拟订基金会财务管理制度,负责在理事会授权范围内执行基金会财务管理制度,并对其执行情况进行监督。
Ø 组织制订基金会各项项目与活动的资金与财务管理制度,负责管理和监督执行情况。制订基金会会计核算原则及程序,组织基金会会计核算工作。
Ø 根据基金会年度工作计划编制年度财务计划和资金计划,负责在秘书长办公会和理事会审批后组织实施负责基金会财务预决算管理。
Ø 组织开展基金会的基金运作工作,制定基金会资金运作计划,加强对基金会现金流的管理
负责基金会投资项目的财务论证。
Ø 负责研究财务信息的及时化、准确化、信息化,负责基金会的对外财务负责所属机构和项目执行机构的财务管理和检查。负责对基金会和所属机构、项目执行机构的财务指标考核及其财务分析对基金会重要财务指标的管理与监督。
1、会计人员在会计工作中应当遵守职业道德,树立良好的职业品质、严谨的工作作风,严守工作纪律,努力提高工作效率和工作质量。
2、会计人员应当热爱本职工作,努力钻研业务,使自己的知识和技能适应所从事工作的要求。
3、会计人员应当熟悉财经法律、法规、规章和国家统一会计制度,并结合会计工作进行广泛宣传。
4、会计人员应当按照会计法规、法规和国家统一会计制度规定的程序和要求进行会计工作,保证所提供的会计信息合法、真实、准确、及时、完整。
6、会计人员应当熟悉本基金会的业务活动和业务管理情况,运用掌握的会计信息和会计方法,为改善基金会内部管理、提高经济效益服务。
7、财政部门、业务主管部门和基金会应当定期检查会计人员遵守职业道德的情况,并作为会计人员晋升、晋级、聘任专业职务、表彰奖励的重要考核依据。
8、自觉接受审计部门对会计人员职业道德情况的检查、监督、指导。
财务会计人员因徇私舞弊、重大失职等对基金会造成经济损失或重大影响,应按照相关法律法规、处罚制度等对其追究刑事、民事责任。
1.基金会按照《民间非营利组织会计制度》,结合自身实际需要设置会计科目,并按制度的“会计科目使用说明”正确运用科目;
2.基金会及其下属机构的财务统一使用“金蝶财务软件”进行会计核算
3.会计科目分为一级科目、二级科目、三级科目,对于明细项目较多的会计科目,应合理设置和运用明细科目,以便于归类核算。
4.根据基金会会计核算业务需要,设计会计凭据传递程序,保证传递过程中的安全、及时、准确和完整
1.基金会根据《中华人民共和国会计法》、《民间非营利组织会计制度》的规定建立会计账册,进行会计核算,按一级科目设置总账,及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息;
3.根据会计业务需要可设置分类明细账、相关的辅助账簿和备查账簿及台账,以满足会计信息归集的需要。
4.各种账簿账页的格式采用金蝶财务系统标准套账账簿格式,年度终了集中打印装订成册,并由会计人员和会计机构负责人、主管会计工作负责人签字并归档。
5.基金会在各月账务处理结束后,应进行常规性的备份工作,每月至少一次对会计核算系统的数据库进行一次整体的备份。
内部管理财务制度。结合基金会业务特点和管理要求,建立内部财务管理制度,使会计管理工作渗透到业务活动各个环节,以利于改善管理。内部管理会计制度包含：
2.内部稽核。基金会会计机构内部定期组织稽核,主要内容包括:
(1)审核财务、成本、费用等预算指标项目是否齐全,编制依据是否可靠,有关计算是否正确,各项预算指标是否互相衔接等。审核之后应提出建议或意见,以便修改和完善计划与预算。
(2)审核实际发生的业务活动或财务收支是否符合现行法律、法规、规章制度的规定。对审核中发现的问题,及时予以制止或者纠正。
(3)审核会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料的内容是否真实、完整,计算是否正确,手续是否齐全,是否符合有关法律、法规、规章、制度的规定。
(4)审核各项财产物资的增减变动和结存情况,并与账面记录进行核对,确定帐实是否相符。不符时,应查明帐实不符的原因,并提出改进的措施。
3.内部原始记录管理。建立规范的原始记录管理制度,规定原始记录的格式内容和填制方法,按要求填制、签署、传递、汇集、审核、管理原始记录。
6.内部财务会计分析。制定财务指标分析方法,定期检查财务指标落实情况,分析存在问题和原因。
按照国家统一执行的民间非营利组织会计制度,结合基金会实际情况设置会计科目和会计政策,进行会计核算,及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息。
记账基础和计价原则:以权责发生制为记账基础,记账采用借贷记账法。
原始凭证需按照基金会授权规定经业务经办人、业务主管及基金会领导审批后,由会计人员审核后生效。
会计人员根据审核无误的原始凭证在信息系统软件中生成或填制记账凭证,记账凭证所附的原始凭证单据齐全,如原始单据数量过大不利于装订时采用另行存放。
记账凭证由记账会计在信息系统中记录,由会计机构负责人复核。记账凭证一个月装订一次,由专人保管,存放在财务部。
出纳人员应每日及时记录银行日记账和现金日记账,主要业务活动的记账在发生后应及时入账,会计凭证的摘要内容应淸楚反映业务活动事项,对于外部审计机构会计师的审计调整事项应及时入账。
年度终了通过软件系统打印的会计账簿必须连续编号,经审核无误后装订成册,并由专人整理并归档。
1.财务部门按照《民间非营利组织会计制度》的相关规定定期编制财务报表,财务报表应包括资产负债表、业务活动表、现金流量表及附注。
2.财务报表必须做到数字真实、准确、内容完整、说明清楚、按时报送。会计人员不得延后或提前结账,不得任意估计数字,更不得篡改或授意、指使强令他人篡改数字。
3.财务报表应依次编写页码,加具封面,装订成册,加盖基金会章,并由单位负责人、主管会计工作负责人及编报人签名。财务报表均应及时留档。
会计档案的内容包括会计凭证、会计账簿、财务报表及其他财务会计档案,财务部门应设立专柜,并指定专人按照《会计档案管理办法》的要求负责会计档案的归档和保管工作。
基金会的会计核算和财务管理必须遵守国家的有关法律、法规和基金会有关管理制度的规定。
基金会提供的会计信息必须是客观的和可验证的,即会计信息应具有可靠性。
会计核算必须符合《民间非营利组织会计制度》的规定,会计凭证、会计账簿、财务会计报表及其他会计资料必须真实、准确、完整、提供的会计信息必须清晰易懂,便于信息使用者理解、利用。
基金会会计政策是根据《民间非营利组织会计制度》的相关规定,制定在会计确认、计量、报告中所采取的原则、基础和处理方法。
会计政策应经基金会理事会批准后执行,如需变更,应履行变更申请、理事会批准、对外披露等程序。
基金会货币资金核算的内容包括库存现金、银行存款、其他货币资金。基金会设置现金和银行存款日记账,按照业务发生的顺序逐日逐笔进行登记。银行存款应按开户银行和其他金融机构的名称及存款种类进行明细核算。
内部控制制度。为加强货币资金的管理,应建立出纳人员、专用印章保管人员、会计人员、稽核人员、会计档案保管人员和货币资金清查人员的岗位责任制度,进一步建立和完善内部控制制度。
1.货币资金的内部控制制度是按照不相容职务相分离的原则制定的,具体是：
(1)货币资金的收付及其保管应由专职出纳人员负责,其他人员不得接触。
(2)出纳人员不得兼管收入、费用、债权、债务及总分类账的登记和保管工作。
(3)出纳人员应与货币资金的稽核人员、会计档案保管人员相分离。
(4)出纳人员应与货币资金审批人员相分离,实施严格的审批制度。
(5)负责货币资金收付的人员应与负责现金的清查人员和负责与银行存款对账的人员相分离。
3.对现金收付的交易必须根据原始凭证编制收付款凭证,并在原始凭证上加盖“现金收讫”与“现金付讫”章。
(1)基金会的财务印鉴主要包括:财务专用章、银行收讫、银行付讫、现金收讫、现金付讫章等。其财务专用章由会计经理保管,专用于银行印鉴等财务事项;银行收付讫、现金收付讫章由出纳员保管,专用于资金收付业务。
(2)银行印鉴包括财务专用章和法人私章,银行印鉴不得由一人保管应分别授权不相容岗位负责人保管、使用。
1.基金会对于资金支付建立审批制度,所有的项目支付全部体现在业务平台上,按照不同职位级别设定不同的审批责任权限,在业务和财务层面按照平台审批权限执行资金支付业务。
2.付款记账凭证后通常附有补充协议、发票、合同、银行回单等原始凭证。每一笔付款都能够在业务平台或原始凭证中找到相应的审批。
(1)基金会在业务活动过程中发生的各项业务,除规定可使用的现金外,一律按照中国人民银行总行发布的《银行结算办法》及其补充规定,通过银行办理转账结算,不得直接支付现金或开具现金支票。
(1)基金会按开户银行、存款种类等,分别设置银行存款日记账。
(2)出纳人员要按照网银记录及时登记银行日记账并与每月终了结出银行存款余额。
(5)领用支票时必须有审批签字齐全有效的《借款单》,出纳按《借款单》上的内容在支票上填写单位名称、日期、金额、用途,盖章后在支票登记本上登记支票号码等信息。
(6)支票领用必须由本基金会人员经办并签收,其他人员一律不予领取;特殊情况下经办人无法办理签收的,由经办人告知出纳对方单位领取人的信息,领取人签领支票时出纳应登记身份证号码。
(7)网上银行业务必须在业务事项经过适当的审批权限后,由网上银行经办人、审批人依次审核后支付,审批人一般由主管会计工作负责人担任。
2.支付款项超过使用限额的及非现金使用范围内的业务,应当以银行结算方式支付。如确需支付现金的,填写借款单,经秘书长批准后支付现金。
(1)基金会库存现金限额由财务部根据日常现金支出量的多少结合基金会的具体情况核定。
(2)基金会现金支出的范围要严格按基金会的有关规定执行不得突破库存现金限额。库存现金超过限额时,必须及时送存银行,以保证现金管理的安全库存现金不足时向开户银行提取。
(1)现金收支要严格按照收支两条线的原则,现金收入应当日解交开户银行,当日解交确有困难的,应按现金管理的有关规定妥善保管,在次日上班后解交银行。
(2)不得以收抵支。即基金会支付现金,只能从库存现金限额中或从开户银行提取,不得从基金会现金收入中直接支付。
(3)现金的开支应严格按基金会现金管理的要求执行,提取现金时,要注明用途,不得以任何方式套取现金或扩大现金开支范围。
(4)基金会员工因工作需要借用现金的,需填写《借款单》,经部门负责人审批、财务审核、然后按审批授权规定报基金会秘书处授权的分管领导签字后方可借用。
(5)现金借款后,借款人应及时还款。原则上前款不清、后款不借。每月月初,财务部对上个月的借款情况进行一次全面清理。
(1)基金会出纳人员应对支付款项进行核对无误后,办理现金付款手续,并按规定登记现金日记账,做到日清月结,账款相符。
(2)会计人员与出纳人员应每月将总账的现金账户余额与现金日记账余额进行核对,做到账账相符。
基金会接受捐赠,应当与捐赠人明确权利义务,并根据捐赠人的要求与其订立书面捐赠协议。
基金会接受捐赠的现金财产,或以拍卖捐赠物品等方式收到的现金资产,应按照进入本基金会银行账户的实际到账额计算;接收的外币捐赠须建外币账户进行明细核算。捐赠款实施统收、统支,统一管理。
1.捐赠人提供了发票、报关单等凭据的,应当以相关凭据作为确认入账价值的依据;捐赠方不能提供凭据的,应当以其他确认捐赠财产的证明,作为确认入账价值的依据。
2.捐赠人提供的凭据或其他能够确认受赠资产价值的证明上标明的金额与受赠资产公允价值相差较大的,应当以其公允价值作为入账价值。
基金会接受食品、药品、医疗器械等捐赠物品时,应当确保物品在到达最终受益人时仍处于保质期内且具有使用价值。
基金会接受企业捐赠本企业生产的产品,应当要求企业提供产品质量认证证明或者产品合格证,以及受赠物品的品名、规格、种类、数量等相关资料。
基金会应当将接受的捐赠财产用于资助符合其宗旨和业务范围的活动和事业。对确因特殊原因无法使用完毕的受赠财产,基金会可在取得捐赠人同意或在公开媒体上公示后,将受赠财产用于与原公益目的相近似的目的。
基金会与捐赠人订立了捐赠协议的,应当按照协议约定使用受赠财产。如需改变用途,应当征得捐赠人同意且仍需用于公益事业;确实无法征求捐赠人意见的,应当按照基金会的宗旨用于与原公益目的相近似的目的。
基金会接受的每笔捐赠款都必须开具捐赠收据,设置现金日记账和银行存款日记账,按照捐赠发生顺序逐日逐笔记载,不得遗漏。
严格遵循捐赠款使用的公开公示程序,实行财务公开。本基金会应适时向社会公布募得捐款的数量,公开本基金会开展公益活动和筹得善款的详细使用结果,接受国家有关部门、社会组织、媒体和捐助者的查询、监督和审计。
1.支付给项目人员的报酬,包括:工资福利、劳务费、专家费等;
2.为立项、执行、监督和评估公益项目发生的费用,包括:差旅费、交通费、通讯费、会议费、购买服务费等;
3.为宣传、推广公益项目发生的费用,包括:广告费、购买服务费等;
4.因项目需要租赁房屋、购买和维护固定资产的费用,包括:所发生的租赁费、折旧费、修理费、办公费、水电费、邮电费、物业管理费等
本基金会每年用于从事章程规定的公益支出,不得低于上一年基金余额的8%。
基金会成本管理是指业务活动成本管理,包括业务活动中实际支付的项目支出和其他直接支出。费用管理是指直接计入当期损益的期间费用管理,包括管理费用、筹资费用和其他费用。
1.基金会实行统一领导、分级管理的成本核算和管理体制。成本管理是基金会全面预算管理体系的重要组成部分,根据基金会的总体目标制定切实可行的目标成本指标,并纳入绩效考核体系进行分解、落实和考核。
3.加强成本开支的事前控制,从业务活动的各个流程、环节以信息化平台对成本的形成的全过程进行严格的监督和管理以确保基金会总目标的实现。
4.基金会应根据成本开支范围和成本核算和管理要求,真实、准确、完整、及时地核算成本,不得弄虚作假,以估计成本、预算成本等代替实际成本,也不得在月度、季度或年度间人为地调整或平衡成本。
5.加强成本考核。将成本指标的完成结果,按制定的绩效考核办法定期进行考核。
6.加强成本管理基础工作,主要包括健全原始记录,加强审核管理,制
1.管理费用的开支范围:民间非营利组织为组织和管理其业务活动所发生的各项费用总额。主要为基金会办公地点的房租及物业费、管理人员工资等。
2.其他费用的开支范围:民间非营利组织发生的、无法归属到上述业务活动成本、管理费用或者筹资费用中的费用。
基金会实行全面预算管理,即以基金会业务活动总目标为依据,综合地反映基金会在预算期间的全部业务活动和结果,其内容概括地分为捐赠收入预算、项目支出预算和现金流量预算
财务部门在秘书处的领导下,于每年十月份启动全面预算编制工作,根据基金会下达的业务计划和目标、组织各部门编制下一年度财务预算,年底前完成预算报告的编制与审核工作。
财务预算是各部门绩效考核的重要依据,绩效考核时应将预算内容作为各部门的量化考核指标,牵引各部门完成预算。
财务部门是基金会预算的日常管理部门,负责组织季度预算申报、审批、执行、预算调整、分析与考核工作。
(二)理事会成员和员工的数量、变动情况以及获得的薪金等报酬情况的说明；
(五)受托代理交易情况的说明,包括受托代理资产的构成、计价基础和依据用途等;
(七)公允价值无法可靠取得的受赠资产和其他资产的名称、数量、来源和用途等情况的说明；
年度财务会计报告至少应当于年度终了后4个月内对外提供。如果基金会被要求对外提供中期财务会计报告的,应当在规定的时间内对外提供。
会计报表的填列,以人民币“元”为金额单位,“元”以下填至“分”。
1、结合实际情况编制月度、季度、年度财务分析报告。财务分析报告至少应包括以下内容:报告期内筹款情况、公益项目支出情况、资产状况和项目的构成分析及变化因素、主要财务指标与预算的差异分析等。
3、财务部门应定期组织召开财务分析会议,向管理层者报告分析内容,提出风险预警和需改善状况,促进基金会项目目标的实现。
财务信息系统建立于基金会资源管理系统中的财务相关模块,是所有业务流程的集成与结果。基金会各部门应在统一联网的资源管理系统下操作。
1.基金会配备专职IT人员对软件进行管理与维护,每日自动进行数据备份和数据库检查,并将备份件与原件分开存放。
2.会计数据的修正和恢复操作必须由IT部人员负责,IT部人员对修正或恢复后的数据确定准确无误后通知系统操作员。
1.IT部设置专人负责系统的授权管理工作,系统使用者根据具体岗位职责经申请、审批后被赋予相适应的操作权限。
2.严格按照有关规定对不同业务模块数据增加、修改、审核、删除等的权限授权,以保证内控程序的有效运行,防止不恰当的授权。
3.IT部专人每周定期进行上机日志检查工作,对于异常时间、异常修改、异常删除等记录进行有效跟踪和追查。
4.离职人员在办理离职手续时,经IT部系统授权管理员签字确认已关闭操作权限方可结算工资。
5.由业务模块自动生成的凭证无修改、删除权限,应由责任会计填制调账申请单,按照调整事项性质。金额大小经会计主管、财务负责人、秘书长审批后方可进行调账。
2.基金会的职责分工、权限范围和审批程序应当明确,机构设置和人员配备应当科学合理;明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理各项业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
3.内部会计控制应当建立货币资金业务、采购与付款业务、捐赠物资业务、固定资产管理、捐赠收入业务、成本费用业务的岗位责任制,应当注意如下不相容岗位:
4. 出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。
4.同一岗位人员应定期作适当调整和更换,避免同一人员长时间负责同一业务。关键财会岗位,可以实行强制休假及岗位轮换制度。
5.按规定需要由有关负责人签字或盖章的经济业务与事项,必须严格履行签字或盖章手续。
7.银行预留印鉴和有关印章的管理应当严格有效。财务专用章应当由专人保管,个人名章应当由本人或其授权人员保管,不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。
会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他财务会计档案,会计档案是记录和反映基金会业务状况的重要史料和证据。
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
在会计档案使用过程中必须按照有关规定,财务人员因工作需要调阅会计档案时,必须按规定顺序,及时归还原处,若要调阅入库档案,应办理相关借用手续。
基金会内各部门因公需要调阅会计档案时,必须经本部门主管领导批准证明,经财务部负责人同意,方可办理相关调阅手续。
外单位人员因公需要调阅会计档案,应持有单位介绍信,经财务负责人同意后,由档案管理人员接待查阅,并详细登记调阅会计档案人员的工作单位、查阅日期、查阅理由、会计档案的名称、归还时间等。
调阅会计档案一般不得携带外出,若确实需要将调阅的会计档案携带外出,必须经财务部负责人同意,填写借据,办理借阅手续后,方能携出,并在约定的限期内归还。
若需要复印会计档案时,应经财务部负责人同意,并按规定办理登记手续后才能复印。
查阅或复制会计档案的人员,不得擅自拆封、修改、抽取和销毁档案
第九十条由于会计人员的变动或会计机构的改变等,会计档案需要转交时,须办理转交手续,并由监交人、移交人、接交人签字或盖章。
移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。
会计档案必须进行科学管理,做到经常检查,做好防水、防霉、防蛀、防鼠、防火等工作,确保档案安全。
本基金会财务工作接受国家有关部门的审计。本基金会根据需要聘请具有国家规定的审计资格的机构进行审计。审计结果向主管部门呈报并向社会公布。
本制度的修订、废止由公司财务部门提出,修订权、废止权归理事会。
本基金会针对具体业务制订的财务管理办法为本条例的补充规定或详细解释,与本条例具有同等效力,但不得与本条例相冲突。
